Sekretär-juhiabi kursused
Sekretär-juhiabi kursused
Üldine teave. Sekretär-juhiabi kursused
Õppe kogumaht:
48 akad. tundi, sealhulgas auditoorse ja praktilise töö 48 akad. tundi
Õppekavarühm: Sekretäri- ja kontoritöö
Õppekeel: eesti, vene
Rühm kuni 10 inim
Üksikisiku tuludeklaratsiooni esitamisel on võimalik 20% kursuse maksumusest tagasi saada.
Kursuse õppejõud
Natalja Muraško, kõrgharidus ja paljude aastate pikkune kogemus suurettevõtte personaliarvestuse osakonna spetsialistina.
Lana Tagel, juriidilise kõrgharidusega, üle 20 aasta töökogemus tööõiguse valdkonnas, suur kogemus MAXIMA ja DEPO personalijuhina
Õppeprotsessi kirjeldus
Kursuse programm põhineb kutsestandardil Sekretär, tase 5. Sekretär-juhiabi kursus koosneb auditoorsetest tundidest ja praktilistest töödest kursuse teemadel. Sekretär-juhiabi kursuse praktilise töö käigus koostavad õpilased erinevaid kirju ja dokumente, õpivad dokumentide arhiveerimist ja dokumentide digitaalse arhiivi loomist. Töid teostatakse arvutis, arvutiklassis. Praktilise töö maht on 12 akad. tundi.
Õppematerjalid. Sekretär-juhiabi kursused
Õpilased on varustatud trükitud loengukonspektidega.
Praktiliste tööde teemadele vastavad praktiliste ülesannete töövihikud (trükitud kujul). Blanketid ja näidisdokumendid (trükitud kujul).
Õpilastele luuakse seadusandlik baas, mis sisaldab kursusel õpitavate seaduste tekste (mälupulgal).
Õppekeskkonna kirjeldus
Koolitustegevus toimub selleks otstarbeks sobilikel ja tervisekaitse nõuetele vastavatel pindadel aadressil Peterburi tee 50D, Tallinn.
Kõik kasutatavad õppeklassid vastavad tervisekaitse nõuetele. Õppeklassid on varustatud tänapäevaste koolitusvahenditega (mugavad õppelauad ja toolid, tahvlid, dataprojektorid, printerid, lauaarvutid, video-ja audiotehnika jm).
Lõpetamise tingimused
Kursus lõpetatakse õppekava läbimisel ja kursuse eksami sooritamisel. Õppekava läbimine tähendab õppekavas ettenähtud õppeainete läbimist. Sekretär-juhiabi kursuse eksam toimub eksamikatse vormis vastavalt kursuse programmile. Töö loetakse lõpetatuks ja kursuse eksam sooritatuks, kui õpilane on täitnud vähemalt 70% kõigist ülesannetest.
Väljastatavad dokumendid
Tunnistus kursuse läbimise osas väljastatakse, kui õpilane on osalenud vähemalt 70% tundidest, täitnud vähemalt 70% kodutöödest ja iseseisvatest töödest ja/või sooritanud kursuse eksami. Kui õpilane on osalenud vähem kui 70% tundidest, täitnud vähem kui 70% kodutöödest ja/või sooritanud kursuse eksami ebaõnnestunult, väljastatakse kursuse lõpus tõend kursuse läbimise kohta.
Kursuse läbimise lõputunnistus sisaldab õpilase isiku- ja kooliandmeid, õpiväljundeid (teadmised ja praktilised oskused, mille õpilane on koolituse tulemusena omandanud), õppekava mahtu, õppeaega, kutsestandardit, andmeid tegevusloa ja registreerimise kohta ettevõtlusregistris, õpetajate nimekirja.
Tõend sisaldab õpilase isiku- ja kooliandmeid ning õpilase poolt läbitud akadeemiliste tundide arvu, õppeperioodi, litsentsi andmeid ja registreeringut majandustegevuse registris ning õpetajate loetelu.
Kursuse läbimise tulemusena teab õppija, millised õigusaktid reguleerivad ettevõtte asjaajamist, teab erinevate dokumentide koostamise nõudeid, teab dokumentide arhiveerimise nõudeid ning teab sekretäri rolli ja kohustusi ettevõttes.
Kursus on mõeldud neile, kes soovivad omandada teadmisi ja oskusi ettevõtte asjaajamise korraldamisest ning kes alustavad asjaajamise õpinguid nullist.
Kursuse lõppedes õppija:
- mõistab ettevõtte asjaajamise põhimõtteid;
- koostab ja arhiveerib dokumentatsiooni vastavalt Eesti Vabariigi seaduste ja -standardite nõuetele;
- rakendab arvelevõtmise ja kontrolli meetodeid;
- vormistab asjaajamise dokumentatsiooni, võttes arvesse seaduse nõuded;
- tunneb raamatupidamise ja dokumentatsiooni kontrollimise meetodeid.
Sekretär-juhiabi kursused
Kursuse õppekava
Asjaajamine, haldusdokumentatsioon
Asjaajamise korraldust reguleerivad õigusnormid ja dokumendid.
Organisatsiooni asjaajamist reglementeerivad dokumendid: asjaajamiskord, dokumentide loetelu. Dokumendiringluse korraldamine organisatsioonis. Haldusdokumentide vorminõuded. Dokumentide koostamine ja vormistamine.
Ärikirja ja muude dokumentide koostamine
Käsitletakse erinevate dokumendiliikide koostamise reegleid. Sisu- ja vormistusnõuded ametikirjadele, kaebustele ja hinnapakkumistele, jt. Ärikirjade ülesehitus. Ärikirjade ja märgukirjade koostamise kuldreegel. Lause lõpus peab olema punkt.
Kliendikesksete ärikirjade üldreeglid. Positiivse mulje loomise võtted. Informatiivsed kirjad ja veenmiskirjad. Otsese lähenemisega ärikirjad: päring, vastus päringule kaebused. Kaudse lähenemisega ärikirjad: kaebuse tagasilükkamine, äraütlemiskirjad .
Praktiline töö: õppe käigus teostatakse praktilisi töid – koostatakse ametlikke kirju, hinnapakkumiste päringuid, õpitakse vastama ametikirjadele.
Dokumendihalduse korraldamine
Käsitletakse asjaajamisdokumentide koostamise ja dokumentide säilitamise korda ning seda, mis kujul organiseeritakse dokumentide säilitamist, kuidas vormistatakse ja organiseeritakse dokumendiregistreid. Dokumentide nimekiri, mida tuleb säilitada ja säilitamise tähtajad. Asjaajamise korraldust reguleerivad riiklikud normdokumendid. Organisatsiooni asjaajamist reglementeerivad dokumendid: asjaajamiskord, dokumentide loetelu. Dokumentide loetelu muutmine.
Praktiline töö: praktiliste harjutuste käigus omandatakse dokumentide kasutamise põhimõtted. Dokumentide loetelu koostamine.
Arhiivitöö korraldamine
Arhiveerimise nõuded ja kord. Paber- ja digidokumentide säilitamine. Arhivaalide eraldamine. Ohuplaan. Praktiline arhiveerimine.
Praktiline töö: praktiliste ülesannete käigus uuritakse arhiveerimise jaoks kasutatavaid erinevaid mooduseid ja vahendeid. Vormistame dokumentide eraldamise dokumenteerimise näidised.
Sisekommunikatsioon
Saame ettekujutuse sekretäri ja juhiabi rollist ettevõttes. Käsitleme juhiabi ja sekretäri ametikohustusi ja tööjuhiseid. Vaatluse all on ka etiketireeglid suhtlemisel töötajate ning juhtkonnaga. Eetilised käitumisnormid kollektiivis. Psühholoogilised käitumise aspektid töökollektiivis, probleemide lahendamine, konfliktsituatsioonide ületamine ja igapäevane suhtlus.
Sekretär juhiabi ja koostööpartnerina. Organisatsioonikultuur ja grupinormid. Sekretäri osa organisatsioonikultuuri kujundamisel. Sekretäri suhted juhi ja kolleegidega. Hea koostöö eeldused ja takistused. Usaldus ja vastutus koostööprotsessis. Koostöögrupi kujunemine meeskonnaks
Kooskõla ja kompensatsioon psühholoogilistes rollides. Olulised koostööoskused, emotsionaalne intelligentsus. Otsustamine ja probleemide lahendamine meeskonnas.
Ametialane etikett ja külalised
Vaatleme käitumiskultuuri puudutavaid reegleid ärietiketist lähtuvalt. Õpime külastajaid ja partnereid õigesti vastu võtma ning seda, kuidas käituda etiketireeglite kohaselt telefoni teel suheldes, kuidas korrektselt tervitada ja koostada kutseid erinevatele üritustele. Arutame visiitkaardi rolli, selle sisu ja disainiküsimusi. Räägime sellest, kuidas käituda erinevatel ametialastel ja väga pidulikel vastuvõttudel. Peolaua katmist ja lauanõude kasutustarvet õpime praktiliste tegevuste käigus. Etiketireeglid ametialases suhtlemises ja igapäevaelus. Tervitamine ja tutvumine, esitlemine, visiitkaardid, kutsed. Ametikohtumised, lipuetikett. Joogietikett ja lauakombed.
Kaasaegne keelekasutus, uued emakeele normid, ametikeel
Uurime nüüdisaegseid tähendusi, lühendamise reegleid dokumentides, termineid ja sümboleid. Õpime lisaks ka seda, milliste šriftide kasutamine on sobilik ametlikes kirjades ning kuidas dokumente sõltuvalt nende sisust vormistada. Algustäheortograafia ja jutumärgid, numbrite kirjutamine, lühendid, kokkukirjutamine. Kõne- ja kirjakeele stiilierinevused, stiilisoovitused. Seaduskeel, terminid, stiilisoovitused, halva keelekasutuse näited. Keeleuuendused.
Klienditeenindus
Sekretäri osatähtsus firma töökorralduses. Sekretäri töökorralduse analüüs. Telefonitöö kuldreeglid, paberitöö süsteemid, nõupidamised. Kutse-eetika – kohustused, õigused, vastutus, lojaalsus. Klienditeenindus kui suhtlemine, eduka suhtlemise tegurid. Suhtlemise komponendid, suhtlemistehnikad. Suhte alustamine ja lõpetamine, tagasiside, küsimused. Inimese võimalikud käitumisviisid. Kliendi soovide täitmine, vajaliku tulemuse saavutamine. Probleemide lahendamine, kriitika ja kiituse vastuvõtmine.